IMPLEMENTASI
BENCHMARKING DALAM MANAJEMEN ORGANISASI
PENDAHULUAN
Untuk meningkatkan kualitas kinerja
organisasi dapat dilakukan melalui beberapa jalan, salah satu jalan yang dapat
dilakukan adalah dengan menggunakan metode benchmarking.
Benchmarking sendiri terkenal ketika
salah satu perusahaan besar dunia seperti xerox berhasil menerapkan metode ini
dengan baik sehingga kualitasnya secara signifikan menanjak.
Sebelum memasuki bagaimana
implementasi benchmarking dalam sebuah organisasi maka beberapa hal yang terkait
implementasi tersebut harus dipahami. Pengertian Manajemen ialah proses
pengelolaan komponen-komponen baik yang berasal dari sumber daya manusia maupun
non manusia yang dijalankan secara sistematis dan dirancang guna mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Organisasi merupkan sebuah wadah
bagi dua orang atau lebih yang bekerja sama demi mencapai tujuan tertentu. Menurut
Winardi (2006) organisasi ialah unsur yang yang tidak dapat dipisahkan dalam
kehidupan manusia. Organisasi bisa menyelesaikan tugas-tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh seorang individu.
Apa sebenarnya benchmarking? Jika
dilihat dari segi epistimologis benchmarking
diambil dari bahasa inggris yang artinya pembanding. Teori benchmarking ini sendiri lahir sebagai strategi dalam menerpkan
ilmu Total Quality Mangement (TQM) . Menurut Sriwidadi (2001:107) hakikat TQM ialah usaha untuk memenuhi
kepuasan konsumen dengan maksimal tetapi menggunakan biaya serendah mungkin.
Benchmarking
didefinisikan oleh Sourching (1997) sebagai metode pendekatan sistematis untuk
meningkatkan bisnis dimana praktik terbaik dicari dan diimplementasikan untuk
meningkatkan proses diluar kinerja patokannya. Organisasi dan benchmarking merupakan satu hal yang
tidak dapat dipisahkan jika suatu organisasi menginginkan suatu perubahan
secara berkelanjutan (kaizen).
Proses
Benchmarking dalam Organisasi
Manajemen benchmarking dilakukan diberbagai banyak organisasi contohnya saja
pada perusahaan sebesar xerox. Perusahaan tersebut dapat bergerak secara
signifikan mendapatkan keuntungan karena melakukan benchmarking. Tetapi begitu zaman berkembang dan proses (kaizen)
tidak dilakukan dan benchmarking juga
tidak dijadikan suatu acuan pengembangan maka organisasi atau bisnis tersebut
akan dapat segera tergerus oleh zaman.
Penggunaan
metode benchmarking banyak digunakan
oleh organisasi-organisasi bisnis, pendidikan, pemerintahan dan kesehatan.
Dalam penerapannya benchmarking dimulai
dari perencaan atau target terlebih dahulu, setelah mempunyai target benchmarking langkah selanjutnya
melakukan identifikasi berdasarkan kebutuhan organisasi yang dijalankan,
selanjutnya mengumpulkan sebanyak-banyaknya informasi yang ada dalam perusahaan
target benchmarking tersebut, tahapan
selanjutnya jika sudah mendapatkan data ataupun fakta lalu dijadikan satu dan
diolah dengan analisis khusus berdasarkan faktor-faktor apa saja yang dapat
mempengaruhi sebuah organisasi dapat berjalan secara kurang ataupun maksimal,
ketika semua data yang diperlukan telah terkumpul dan mendapatkan kesimpulan
dari sebuah analisis mengenai hal-hal apa saja yang perlu dilakukan maka tahap
akhirnya tinggal penerapan data-data tersebut kepada organisasi yang tengah
dijalankannya. Terdapat suatu siklus yang berkelanjutan ketika melakukan proses
benchmarking ini karena suatu
organisasi tidak selalu berhasil melaksanakan perubahan dalam satu kali aksi
saja, perlu adanya fungsi controling dalam
mengawasi aktivitas ini.
Desain
dalam Proses Benchmarking Organisasi
Desain yang dilaksanakan dalam
proses benchmarking tidak hanya satu
model tetapi terdapat beberapa model yang dapat digunakan semua sesuai dengan
kebutuhan maupun kondisi organisasi yang bersangkutan.
Salah
satu desain yang digunakan oleh organisasi pemerintahan untuk melakukan benchmarking ialah sebagai berikut:
Plan
meliputi perencanaan yang akan dilakukan ketika melaksanakan benchmarking, dapat dikatakan isi dari plan sama dengan menentukan target, lalu
hasil apa yang ingin dituju.
Analyse meliputi
pengolahan data-data yang telah diperoleh pada suatu organisasi lain lalu
dijadikan suatu acuan untuk menentukan arah kebijakan suatu organisasi
tersebut.
Design berarti
membuat suatu model pengembangan atau model organisasi yang seperti target
tujuan dengan harapan jika design
sesuai maka hasilnya juga akan sesuai dengan apa yang di benchmarking
Compare merupakan
suatu perbandingan dari eksternal organisasi, yang datanya dapat diperoleh dari
keterangan-keterangan orang lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Implement
merupakan
tahapan akhir sebelum kembali kepada tahap plan
lagi, di tahapan ini benchmarking yang
didapat dari organisasi lain dilaksanakan pada organisasi yang tengah
dijalankan.
PEMBAHASAN
Proses
Benchmarking dalam Organisasi
Benchmarking
jika diartikan ke bahasa Indonesia berarti pembanding. Dapat dikatakan benchmarking adalah suatu metode untuk
meningkatkan kinerja dengan cara melihat kelebihan dan kekurangan kompetitor
secara sistematis.
Benchmarking
didefinisikan oleh Sourching (1997) sebagai metode pendekatan sistematis dan
masif guna meningkatkan bisnis atau organisasi dimana perusahaan atau
organisasi terbaik dicari dan diimplementasikan kepada organisasi yang akan
dijalankan untuk meningkatkan proses kinerja dari yang biasanya.
Menurut Tatterson (1996) Benchmarking merupakan suatu proses
pengukuran dan membandingkan kinerja suatu perusahaan dengan perusahaan yang
lainnya untuk mendapat suatu keuntungan data berupa informasi yang dapat
diterapkan di perusahaan.
Dalam
pengamatan yang telah dilakukan mengenai Benchmarking
sesuai dengan teori yang menunjukkan fungsi dari Benchmarking sendiri adalah untuk meningkatkan proses kinerja dari
organisasi yang bersangkutan. Umumnya organisasi yang melakukan Benchmarking pelaksanaannya sudah sesuai
dengan definisi dari Benchmarking itu
sendiri.
Benchmarking
dapat dikatakan sebuah alat scanning kelebihan dan kekurangan dari kompetitor
yang digunakan untuk meningkatkan kinerja atau hasil yang ingin dicapai suatu
organisasi.
Desain dalam Proses Benchmarking
Organisasi
Menurut Jhon Dewey, Watson (1992)
menyatakan terdapat sebuah siklus yang secara terus menerus berjalan
berkesinambungan dan tidak terputus putus dimulai dari tahapan plan (rencana), yang setelah itu
berlanjut menuju Do (melakukan) lalu
melakukan check (pengecekan) terhadap
hasil yang telah dilakukan, pada tahap selanjutnya act, yakni menyampaikan hasil dari pengamatan yang telah dilakukan
pada proses pelaksanaannya.
Sesuai
dengan hasil yang pada penelitian menunjukkan bahwa proses dari benchmarking sendiri meliputi tahap
perencanaan, pelaksanaan, pengecekan dan tahap penyampaian hasil, tetapi bentuk
penyajiannya berbeda dengan teori Jhon Dewey. Pada intinya hasil dan teori
hampir sama secara mekanisme pelaksanaannya tetapi memang terdapat beberapa
tambahan point untuk proses benchmarking sendiri.
Siklus
dari benchmarking yang digambarkan
oleh Watson adalah seperti gambar tersebut yang masing-masing selalu bergerak
menuju perbaikan kualitas suatu perusahaan maupu organisasi.
Kesimpulan
Penggunaan
metode benchmarking banyak digunakan oleh organisasi-organisasi bisnis,
pendidikan, pemerintahan dan kesehatan. Dalam penerapannya benchmarking dimulai dari perencaan atau target terlebih dahulu,
setelah mempunyai target benchmarking langkah
selanjutnya melakukan identifikasi berdasarkan kebutuhan organisasi yang
dijalankan, selanjutnya mengumpulkan sebanyak-banyaknya informasi yang ada
dalam perusahaan target benchmarking tersebut,
tahapan selanjutnya jika sudah mendapatkan data ataupun fakta lalu dijadikan
satu dan diolah dengan analisis khusus berdasarkan faktor-faktor apa saja yang
dapat mempengaruhi sebuah organisasi dapat berjalan secara kurang ataupun
maksimal, ketika semua data yang diperlukan telah terkumpul dan mendapatkan
kesimpulan dari sebuah analisis mengenai hal-hal apa saja yang perlu dilakukan
maka tahap akhirnya tinggal penerapan data-data tersebut kepada organisasi yang
tengah dijalankannya
Desain
yang dilaksanakan dalam proses benchmarking
tidak hanya satu model tetapi terdapat beberapa model yang dapat digunakan
semua sesuai dengan kebutuhan maupun kondisi organisasi yang bersangkutan. Plan meliputi perencanaan yang akan
dilakukan ketika melaksanakan benchmarking,
dapat dikatakan isi dari plan sama
dengan menentukan target, lalu hasil apa yang ingin dituju. Analyse meliputi pengolahan data-data
yang telah diperoleh pada suatu organisasi lain lalu dijadikan suatu acuan
untuk menentukan arah kebijakan suatu organisasi tersebut. Design berarti membuat suatu model pengembangan atau model
organisasi yang seperti target tujuan dengan harapan jika design sesuai maka hasilnya juga akan sesuai dengan apa yang di benchmarking Compare merupakan suatu
perbandingan dari eksternal organisasi, yang datanya dapat diperoleh dari
keterangan-keterangan orang lain di luar organisasi yang bersangkutan. Implement merupakan tahapan akhir
sebelum kembali kepada tahap plan lagi,
di tahapan ini benchmarking yang
didapat dari organisasi lain dilaksanakan pada organisasi yang tengah
dijalankan.
Daftar
Rujukan
Paulus, M., Devie. 2013. Analisa Penggunaan Benchmarking
terhadap Keunggulan Bersaing dan Kinerja Perusahaan. Business Accounting Review.
1 (2): 41
Ramdhani, A., Ramdhani, M. & Amin, A. 2014.
Writing a Literature Review Research Paper: A step-by-step approach. International
Journal of Basic and Aplied Science, 03 (01), 47-56.
Saleh,
M., Utama, W. 2014. Strategi Benchmarking dalam Rangka Meningkatkan Kinerja
Organisasi Pemerintahan Daerah. Jurnal
Inspirasi. 5 (1): 47
Sriwidadi, T. 2001. Manajemen Mutu Terpadu. Journal The Winners. (Online), 2
(1):107,
Stapenhurts
Tim. 2009. The Benchmarking Book. Elsevier
Ltd. (https://www.sciencedirect.com/book/9780750689052/the-benchmarking-book)
Torun, M.,Peconick, L., Sobreiro, V., Kimura, H.,
Pique, J. 2018. Assesing Business Incubation: A Review on Benchmarking. International Journal of Innovation Studies,
(Online), 30 (1): 1-10, (https://ac.els-cdn.com), diakses tgl 24/11/2018
Watson, Gregory H. 1993. Strategic Benchmarking, How to Rate Your Company Performance Against
the World‘s Best. John Wiley and Sons. Inc New York
Winardi, J. 2006. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta. PT Rajagrafindo Persada.
Wince
Eka. 2018. Benchmarking dalam Manajemen
Sebuah Perpustakaan. Curut. Pustakawan
Pertama Institut Agama Islam Negeri (IAIN). Diakses tgl 08/11/18
